table_of_content
Введение
Данное руководство предназначено для самостоятельного запуска проектов автоматизации систем класса SFA (Sales Force Automation) на предприятии.
В случае, если ваша организация приобретает проект "под ключ" у нашей компании, данное руководство послужит базой для личного роста ответственного за проект и понимания этапов и объема работ.
Мы рекомендуем производить внедрение с обязательным участием ИТ специалистов вашей или нашей организации.
Это позволит значительно сократить временные затраты на запуск сотрудников в поля и повысить качество работы с системой.
Данное руководство поможет Вам оценить объем предстоящих работ и качественно контролировать время, затрачиваемое на каждый этап.
Если у Вас складывается впечатление, что ход работ затягивается, возникают сложности или нерешенные вопросы - обратитесь к нам за консультацией.
Успех проекта
Любой проект обречен на успех, при условии постоянного вовлечения в процесс лиц, являющихся заказчиками продукта и специалистов, производящих работы.
В самом начале пути определяются критерии успеха проекта, на основании которых в конце будут делаться выводы, достигнуты ли поставленные цели.
Начните с того, что опишите в письменном виде то, что является для вас конечной целью и способ её измерения. Ознакомьте с целями команду внедрения проекта.
В любом деле лучше понимать, что ты "строишь храм, а не просто кладешь кирпичи".
Под обозначенные цели команда специалистов будет работать с модулем обмена данными между Учётной Системой и ST-Mobi.com, производить настройки системы и демонстрировать промежуточные результаты.
Самый большой риск проекта - саботаж со стороны полевого персонала, отсутствие твёрдой позиции и политической воли со стороны руководителя.
Внедрение систем класса SFA (Sales Force Automation) всегда несет в себе не только дополнительный контроль за сотрудниками вашей организации, но и помогает выполнять рабочие обязанности быстрее и эффективней.
Донесите мысль до конечных пользователей системы, что использование программы поможет им работать эффективней и зарабатывать больше, в конце концов именно ради этого они и трудятся.
В противном случае, даже если система будет внедрена и настроена идеально, полевой персонал может начать забастовки и находить проблемы там, где их нет.
В таком случае, часто проекты сворачиваются, так и не начав полноценно работать, а компания несет убытки на потраченном времени и вложенных силах, а также теряет потенциальную выгоду.
Закупите несколько мобильных устройств (к примеру, планшетов), которые подходят под рекомендованные требования программы. Хорошие планшеты и качественный интернет - значительная часть успешной работы сотрудников.
Определитесь с самым активным и адекватным полевым сотрудником и договоритесь с ним на пилотную эксплуатацию новой системы, предложите дополнительную мотивацию на пробный период.,
В любой компании находятся такие первопроходцы. После обкатки системы на пилотном работнике - запустите в поля небольшую группу сотрудников с приложением.
Самые ярые противники увидят, что автоматизированные коллеги уже через неделю начинают работать быстрее и зарабатывать больше, что мотивирует их действовать.
Через несколько недель они не смогут представить себе работу без автоматизированного программного обеспечения.
Однако, будьте готовы к тому, что часть персонала уволится или вы будете вынуждены сделать это за них, т.к. система покажет слабые места в коллективе.
Этапы проекта
При качественном подходе все этапы до запуска в поля выполняются в течении первой недели начала проекта, пилотный запуск длится порядка 2-3 дней, затем наступает этап промышленного запуска.
Сроки, в таблице ниже, будут представлены исходя из общей практики наших клиентов и не являются идеальными.
Колонка Возможен аутсорс? подразумевает возможность передачи этапа работ сторонней организации, в т.ч. поставщика программного продукта.
Принимайте это в расчет, при планировании проекта.
Таблица ниже является идеализированной картиной при самостоятельной реализации проекта и обязательно будет изменена под ваши реалии, однако мы рекомендуем ознакомиться с ней.
| Этап | Описание | Исполнитель | Возможен аутсорс? | Сроки |
|---|---|---|---|---|
| Подготовка к проекту | ||||
| Определение команды проекта | Определение сотрудников, которые будут выполнять те или иные работы во время осуществления проекта.
| Заказчик | Нет | 1 час |
| Определение потребностей и целей | Формирование и обозначение перед командой поставленных целей и критериев измерения её достижения от лица Заказчика. Формирование более детальных требований к программному продукту, с учётом бизнес процессов организации и потребностей локальных руководителей. | Вся команда | Нет | 3 часа |
| Выбор поставщика программного решения | Проведение тендера или сбор предложений с рынка поставщиков программных продуктов, оценка качества представленных материалов, возможностей продуктов, качества поддержки и наличие качественной документации. | Любой представитель команды | Нет | 8 часов |
| Заключение договоров с поставщиком | Заключение договоров с выбранным поставщиком программного продукта. | Коммерческий специалист | Нет | 2 часа |
| Закупка мобильного оборудования для сотрудников | Закупка мобильных устройств под рекомендованные требования поставщика программного продукта. Обратите внимание, это важный шаг, который может сэкономить значительные средства при внимательном подходе к выбору устройств. | Коммерческий специалист | Нет | 4 часа |
| Начало работ | ||||
| Регистрация в системе поставщика | Регистрация администраторской учётной записи организации в системе поставщика. | |||
| Адаптация модуля обмена данными | Изучение документации от поставщика программного продукта и адаптация (или создание) модуля сопряжение между Учётной Системой предприятия и программным продуктом поставщика. | Технический специалист | Да | 20 часов |
| Прогрузка данных между системами | Загрузка и выгрузка только нужных в полях данных, настройка правил проведения документов из полей в базе Учётной Системы. Настройка автоматического обмена данными, без участия пользователей. | Технический специалист | Да | 4 часа |
| Настройка системы | ||||
| Настройка офисной части | Конфигурирование системы управления выездным персоналом, адаптация настроек под нужды предприятия и цели автоматизации, заведение учётных записей сотрудников. | Технический специалист | Да | 2 часа |
| Настройка мобильной части | Конфигурирование мобильных устройств и приложения для выездного персонала, авторизация под пользователями и тестовый обмен данными между всеми частями системы. | Технический специалист | Да | 2 часа |
| Корректировки модуля обмена данными | В случае возникновения ошибок или неточностей - корректировка системы. | Технический специалист | Да | 4 часа |
| Обучение персонала | ||||
| Обучение офисных пользователей | Получение документации от поставщика программного решения и обучение пользователей офисной части (операторы, супервайзеры, руководители). | Коммерческий специалист | Да | 2 часа |
| Обучение мобильных пользователей | Получение документации от поставщика программного решения и обучение выездных сотрудников мобильной части системы (торговые представители, мерчандайзеры, аудиторы и пр.). | Коммерческий специалист | Да | 2 часа |
| Запуск в поля | ||||
| Пилотная эксплуатация | Запуск в поля первопроходца для выявления всех неточностей и финальной оценки работоспособности программного комплекса. | Коммерческий специалист | Нет | 24 часа |
| Корректировки модуля обмена данными | В случае возникновения ошибок или неточностей - корректировка системы. | Технический специалист | Да | 4 часа |
| Промышленная эксплуатация | Запуск в поля всей команды выездных сотрудников. | Коммерческий специалист | Нет | - |
| Окончание работ | ||||
| Подведение итогов и достигнутых целей | Подведение итогов проекта вместе с командой проекта. | Заказчик | Нет | 2 часа |
| Составление планов развития на будущее | Составление плана развития проекта на год вперед, согласование возможности реализации тех или иных функций согласно видению развития проекта с поставщиком программного решения. | Вся команда | Нет | 4 часа |
Состав решения
Решение состоит из трех звеньев:
- Учётная Система предприятия (часто 1С:Предприятие) и внешняя обработка обмена данными
- Облачный сервис ST-Mobi.com
- Мобильное приложение ST-Мобильная Торговля
Визуально схема работы комплекса может быть представлена следующим образом:
Логическая схема работы
Логическая схема функционирования системы может быть представлена следующим образом:
