Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Уважаемые руководители, обратите внимание!

Рекомендуем распечатать и выдавать новым сотрудникам эту краткую пошаговую инструкцию по использованию программного обеспечения.
Наличие памятки может сократить количество вопросов у сотрудников и обеспечить отсутствие проблем у сотрудников в полях, а так же полноту передаваемых данных в офис. 

Обращение к пользователям

Уважаемые пользователи системы!
Прочтение и выполнение шагов этой простой инструкции позволит вам работать продуктивно, избежать возможных проблем с руководством и меньше общаться с нашей службой технической поддержки.
Данное руководство является кратким и не отражает всех возможностей системы, однако позволяет понять главные принципы работы и не допускать ошибок ваших более ленивых коллег. Первое время храните её в бардачке.
Вся инструкция сводится к 8 простым шагам, которые вы должны выполнять каждый день, пользуясь нашей программой.

Шаги работы с программой

  1. Каждое утро - Получение полной БД.

  2. Каждое утро - Начало рабочего дня.

  3. Каждый визит - Начало визита.

  4. Каждый визит - Оформление документов.

  5. Каждый визит - Окончание визита.

  6. Каждый визит - Экспресс обмен данными.

  7. Каждый вечер - Ручной обмен данными.

  8. Каждый вечер - Окончание рабочего дня.

  9. Каждый вечер - Экспресс обмен данными.

Главное меню

Многие важные операции в системе вы будете выполнять через главное меню. 
Из главного меню пользователь попадает к основным разделам программы — работе с клиентами, отчетам, задачам, обмену данными с офисом и пр.
Чтобы вызвать главное меню, нажмите на значок  в верхнем левом углу экрана.

Вот так оно выглядит в развернутом виде.

Получение полной базы данных

Вызов диалоговой формы:  > Обмен > Получить полную БД

Внимание!
Загрузку и получение полной базы данных необходимо делать каждое рабочее утро, перед выходом на маршрут! 

Каждый день, перед началом работы, нужно обязательно сделать полную загрузку БД. 
Эта операция получает на мобильное устройство актуальные данные о клиентах, плане визитов на день, задачах, товарах (ценах и остатках на складе) и другую информацию.

Внимание!
Эта операция удаляет все неотправленные в офис документы, которые есть на планшете. Не забудьте отправить данные, если такие есть!
Восстановить пропавшие после этого документы невозможно. 

Начало рабочего дня

Первое, что нужно сделать, начиная новый рабочий день (после получения полной БД)  — зафиксировать время его начала, которое будет отражаться в отчётах у руководства в офисе.
Время фиксируется при нажатии кнопки Начать работу.

Визит к клиенту в торговую точку

Когда Вы готовы начать визит в торговую точку необходимо найти её в списке ваших клиентов и нажать на него, после чего нажать кнопку Начать визит.
Время начала визита и координаты вашего местоположения зафиксируются в программе и будут доступны руководителям в офисе. 
Если планируется визит в торгую точку, которой нет в маршруте (плане визитов на день), его можно выбрать на вкладке территория.

Внимание!
Начинать визит в программе рекомендуется на открытом пространстве, за минуту до входа в помещение торговой точки.
Это позволит безошибочно определить ваши текущие координаты и корректно отобразить их руководству в офисе, в противном случае могут возникнуть вопросы о корректности совершенного визита.

Если клиент находится в стоп-листе из-за просрочки дебиторки, то создать документы Заказ или Отгрузка с борта в ней нельзя. 
Торговые точки в стоп-листе будут отмечены в программе (пример ниже) и если заказ или продажу совершить всё же надо - необходимо связаться с вашим оператором или супервайзером для решения ситуации и снятию блокировки.

После фиксации начала визита в торговую точку система автоматически откроет на просмотр карточку клиента, в ней отображается состояние дебиторки, реквизиты клиента, заметки (записная книжка по клиенту) и календарь запланированных визитов.
Если у клиента есть просроченная дебиторка - это будет выделено красным цветом. Рекомендуется известить об этом ответственное лицо в торговой точке и сообщить, что следующие отгрузки могут быть недоступны для него до момента погашения долга.
После ознакомления с карточкой клиента нажмите крестик в левом верхнем углу для возвращения к работе с торговой точкой. 

Сбор заказа

После начала визита к клиенту появляется возможность выполнять различные операции и задачи, поставленные руководством.
Для фиксации заявки клиента на поставку товаров необходимо выбрать пункт Заказ из общего списка операций.

Внимание!
Если после открытия документа Заказ система сообщает об ошибке данных, связанных с корректностью договора, необходимо срочно связаться с вашим руководством и известить о возникшей проблеме.
Причина возникшей ситуации, чаще всего, заключается в просроченном или отмененном договоре с клиентом в Учётной Системе предприятия.
После этого необходимо действовать по ситуации и договоренности с руководством (как правило, проблему с договором нельзя исправить в течении нескольких минут, но лучше получить указание от начальства). 

На открывшемся окне документа Заказ можно выбрать для отображения товары только конкретной номенклатурной группы (при помощи кнопки ), а так же воспользоваться возможностью поиска товаров по наименованию или артикулу (при помощи кнопки ). 

Когда интересующая товарная позиция найдена необходимо:

  1. Выбрать ячейку (на пересечении наименования товара и колонки Кол.), появится циферблат для ввода заказа.
  2. Ввести нужное количество заказываемой продукции (система автоматически отобразить цену и сумму выбранной позиции).
  3. Нажать ОК.

После того как все интересующие клиента товары будут зафиксированы в заказе необходимо нажать кнопку в правом верхнем углу экрана и перейти на просмотр итогового отчёта и сохранение заказа.
В открывшемся окне подтверждения заказа изучите все его детали, при необходимости уточните информацию по позициям в заказе у ответственного лица со стороны клиента.
Если необходимо передать в офис оператору или супервайзеру дополнительную информацию по заказу нажмите кнопку  и наберите текстовое примечание. Оно попадет будет прочтено при оформлении отгрузки в офисе.
Так же вы можете предложить ответственному лицу клиента выслать копию заказа на его электронную почту, для этого нажмите кнопку  и попросите клиента ввести адрес почты (во избежании ошибок записи со слов).
Когда всё проверено и клиент согласен с оформленной заявкой на поставку продукции нажмите кнопку  в правом верхнем углу.

Внимание!
Только после нажатия кнопки Сохранить на итоговом окне документа Заказ вся собранная информация будет считаться сохраненной и готовой к отправке в офис при следующем сеансе обмена данными.
Если этого не сделать - заказ не будет сохранен и отправлен на выписку, а на следующий день будет потерян при получении полной БД.
Будьте предельно внимательны, всегда сохраняйте документы, после их оформления, это поможет избежать проблем с руководством и клиентами! 


Фотоотчет

У вас всегда есть возможность продемонстрировать руководству в офисе факт выполнения определенной задачи или существования какой-то проблемы (к примеру, точка закрыта и поэтому визит совершить невозможно) при помощи фотографий.
Для оформления такой операции необходимо выбрать пункт Фотоотчёт в списке операций во время визита к клиенту.

 

После открытия документа Фотоотчёт необходимо осуществить фотографирование, для этого:

  1. Нажмите МТ, откроется окно видоискателя.
     
  2. Нажмите  чтобы сделать фотографию.
  3. Нажмите , чтобы закрыть окно видоискателя.

Выбранные фотографии будут добавлены к документу «Фотоотчет».

Чтобы добавить комментарий или пояснение к тому, зачем вы сделали фотографии и что на них изображено нажмите  в верхней части экрана и впишите текст.
После того, как все фотографии сделаны и написан комментарий, нажмите кнопку Готово в правом верхнем углу.,
Информация попадет к руководителю в офис при следующем сеансе обмена данными. 

Окончание визита к клиенту

Когда все рабочие задачи у клиента выполнены и нужно перемещаться к следующей торговой точке - необходимо завершить начатый ранее визит.
Для этого нажмите кнопку Закончить визит на экране операций в торговой точке.

Внимание!
Заканчивать визит рекомендуется на открытом пространстве, через минуту после выхода из помещения торговой точки, но до посадки в автомобиль.
Это позволит безошибочно определить ваши текущие координаты и корректно отобразить их руководству в офисе, в противном случае могут возникнуть вопросы о корректности совершенного визита.

Визиты к следующим клиентам осуществляются по аналогии с описанными выше действиями.

Отправка собранных данных в офис

Система умеет отправлять собираемые данные автоматически, без участия пользователя, однако это происходит раз в несколько часов, поэтому рекомендуется выполнять отправку данных вручную чаще.
Помимо отправки собранных данных эта операция обновляет на мобильном устройстве информацию об актуальных остатках товаров и изменениях дебиторки клиентов.
Для осуществления обмена откройте меню, вызвав его нажатием кнопки  в левом верхнем углу экрана, и нажмите кнопку Начать напротив блока Экспресс обмен.
Перед закрытием меню обязательно убедитесь, что процесс обмена завершился удачно, появилась надпись Выполнено и поставилась актуальная дата и время, а чуть ниже напротив иконок документов стоят цифры 0 (это означает, что нет неотправленных документов). 

Внимание!
Рекомендуется совершать Экспресс обмен данными после завершения каждого визита в торговые точки.
В конце рабочего дня, для спокойствия, зайти в Меню > Обмен и нажать кнопку Выполнить обмен данными.
Соблюдение этого правила обеспечит более надежное попадание информации в офис и обеспечит отсутствие проблем с руководством в дальнейшем. 

Окончание рабочего дня

Отметка об окончании рабочего дня в программе фиксирует время и местоположение на конец дня, что отражается в отчётах у вашего руководства.

Внимание!
Во избежание проблем, не забывайте заканчивать рабочий день, это влияет на отчётность в офисе для руководства. 

Чтобы окончить рабочий день, нажмите кнопку стоп в правом верхнем углу.

Будьте внимательны!
Часто пользователи пытаются завершить рабочий день, не завершив последний визит в торговую точку, что программа сделать не дает. 

Откроется диалоговое окно:

  • Закончить — зафиксировать время и местоположение окончания рабочего дня.
  • Продолжить — вернуться к работе на маршруте.

Выберите «Закончить».
На этом рабочий день считается завершенным. 

Внимание!
После завершения рабочего дня обязательно выполните экспресс обмен данными.
Это гарантирует доставку информации об окончании работы вашему руководителю. 

  • No labels